就活ノウハウ

ビジネスの基本~マナー~
ビジネスの「報・連・相」

マナー

「報・連・相(ほうれんそう)」の重要性

「報・連・相(ほうれんそう)」の重要性

ビジネスの基本は、「報・連・相(ほうれんそう)」だと言われます。「報・連・相」とは、「報告」「連絡」「相談」の略称です。 仕事をスムーズに進めるためには、「報・連・相」は欠かせません。

例えば、部下からの報告や連絡・相談による情報共有によって、上司が状況を把握し、次のステップへの指示出しが適切に行えることになります。一方、タイムリーな報告を怠ったことにより、トラブルやミスにつながる可能性もあります。

仕事を円滑に進めるためには、「報・連・相」のコミュニケーションによる、情報共有がとても重要になります。ここでは、「報・連・相」の目的と重要性を正しく理解し、基本的な「報・連・相」のビジネスマナーを学びましょう。

「報告」、「連絡」、「相談」の違い

はじめに、報告・連絡・相談の違いを説明します。

報告
  • 通常の担当業務や、指示された業務などについて、 その経過や結果を、部下から上司(あるいは後輩から先輩)へ知らせること
  • 業務の進捗状況、業務完了報告、ミスやトラブルの報告など
連絡
  • 事実や決定事項などを、関係者に周知すること(自分の意見や憶測は不要です)
  • 勤怠の連絡、総務部や人事部などからの社員への周知事項など
相談
  • 判断に迷ったり、自分の考えを聞いてもらいたい時などに、上司や先輩に判断を仰いだりアドバイスをもらうこと
  • 問題点、仕事上の悩み、判断を仰ぎたい事項など

「報・連・相」のなかでも、まずは基本中の基本である、「報告」が徹底できるように心がけましょう。 自発的なアクションである「報告」がきちんと実践できるようになれば、「連絡」や「相談」もうまくはかどるようになります。

正しく伝える「報・連・相」の実践ポイント

相手に正しく伝わらない「報・連・相」では意味がありません。 「報・連・相」で適切に情報を伝えるためには、「タイミング」、「内容」、「伝え方」の3つが重要になります。 では、「報・連・相」の実践ポイントを確認しましょう。

(1)タイミング
○悪い情報ほど、リアルタイムに「報・連・相」
ミスやトラブルの発生時など、悪い情報はできるだけ速やかに報告・相談することが大切です。報告時間が遅くなればなるほど、もっと困る事態になりかねません。
○「報告」は、適切なタイミングに即実行!
指示された業務の「日報」「週報」など定期的な報告や、変更が生じた時、中間報告、完了時など、進捗状況に応じて、適時に自ら進んで報告しましょう。
○新しい情報の入手時はビジネスチャンス
新しい情報を入手した時や、仕事に関する改善方法を見出した時は、タイミングを逃さず、すぐに上司に報告しましょう。その情報が大きなビジネスチャンスにつながる可能性があります。
○相談のタイミングは余裕をもって
上司への相談は、前もって上司のスケジュールを確認するなどして、なるべく時間に余裕を持って、十分な時間の確保をお願いしましょう。ただし、緊急事項の相談など急を要するものは、その意図を速やかに伝えることが第一です。
(2)内容
○「報・連・相」は簡潔に、「結果」から伝える
「報・連・相」のアクションの前に、伝えたいポイントを整理しましょう。そして、はじめに「結論」、続いて「経過」や「状況」「原因」などを簡潔に伝えましょう。
○「事実」と「自分の考え」を分けて伝える
「事実の情報」と、「自分の考え・憶測」をしっかりと分けて伝えましょう。あいまいな情報は危険です。何よりも、正確な情報を不足が無いように伝えることが大切です。
○「相談」は、伝え方で結果が変わる!
アドバイスや判断を仰ぎたい相談時は、伝える情報や伝え方に十分に注意しましょう。上司の受け止め方や理解によって、判断結果が大きく左右されるためです。
(3)伝え方
○急ぎの「報告」は口頭で速やかに実行
急いで報告しないといけない事項は、口頭や電話などで速やかに伝えましょう。 特に急ぎではない場合は、相手の状況を見てあとで報告するか、メールなどで情報共有をしましょう。
○参考資料の添付で報告の信頼度をアップ!
仕事の進捗がわかるデータや報告書など、現状報告に関連する参考資料を一緒に提出すると、報告の信頼度が一段とアップします。
○一斉周知の連絡は効率的に
全体周知が必要な情報は、朝礼発表や社内一斉メール、社内掲出などを利用して、できるだけ効率的に行い、周知漏れが無いように気をつけましょう。

「報・連・相」ですぐに使えるフレーズ

<報告するとき>
  • 「~の件で報告があります」
  • 「~の件について、報告いたします」
<報告が遅れたとき>
  • 「報告が遅れて申し訳ありません」
  • 「ご報告が遅れて申し訳ございません」
<遅刻や帰社時間の連絡>
  • 「電車遅延のため、出社が○時になります。よろしくお願いします」
  • 「打ち合わせが長引いたため、帰社時間が遅れます」
<欠勤の連絡>
  • 「おはようございます。○○です。 大変申し訳ありませんが、本日は体調不良のため、お休みをさせていただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします」
  • 「明日はお休みを頂戴しています。よろしくお願いいたします」
<相談したい時>
  • 「お時間のあるときで構いませんので、○○の件についてご相談させてください」
  • 「お時間のあるときで結構ですので、相談に乗っていただけないでしょうか?」

適切な「報・連・相」を実行することは、決して簡単なことではありません。常に、的確な情報をキャッチし、必要な情報を伝えていくことを意識して、仕事の基本である「報・連・相」をしっかりと身につけるようにしましょう。

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情報提供:株式会社コスモピア

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